Tikinha Albuquerque Master Coach Escreve a Coluna Empreendedorismo para o JS Foto : Arquivo Pessoal

Com um pouco mais de um ano e meio de pandemia e isolamento social, muitas pessoas tiveram que se adaptar a uma nova rotina, desenvolvendo novos hábitos. Para alguns, foi possível viver mais momentos em família e aprender novas atividades, entretanto uma parcela da sociedade se vê numa situação de não conseguir fazer uma boa gestão de tempo. 

Muitos profissionais foram forçados a adotar o modelo de trabalho home office. Apesar dos benefícios, esse é um formato que também pode trazer muitos desafios a serem vencidos. Entre eles, os mais evidentes são as questões relacionadas à produtividade e à gestão do tempo. 

A gestão de tempo é importante para a qualidade de vida pessoal e profissional, através dela é possível ter produtividade no trabalho e, ainda, reservar tempo para hobbies, família, para si mesmo e outras atividades.

Por isso, neste artigo, trago algumas dicas e ferramentas que podem ajudar na tarefa da gestão de tempo:

O que é gestão de tempo?

Gestão do tempo é um conjunto de técnicas usado para aprimorar a realização de tarefas, de modo que a organização, planejamento e produtividade sejam mantidos.

O gerenciamento do tempo, portanto, consiste na adoção de uma série de processos e ferramentas que auxiliam o cumprimento de atividades e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios.

Imagem Divulgação net

Qual a importância da gestão do tempo?

O tempo é algo valioso para nós, não é mesmo? Mal começamos a semana e, quando piscamos os olhos, já chegou seu fim! 

Quando administramos nosso tempo, aumentamos nosso rendimento, o que por sua vez, contribui com a elevação do bem-estar, o que garante uma proximidade da felicidade plena. 

Quando não nos organizamos, a chance de acumular tarefas é maior, e podemos perder momentos valiosos, que sejam mais descontraídos e de descanso na nossa rotina. 

Assim, ao cuidar da gestão do tempo como um todo, conseguimos olhar tanto para as atividades diárias, como para os momentos de lazer. Uma forma de estimular uma melhora de rendimento, e diminuindo o estresse e ansiedade.

Como fazer uma boa gestão do tempo?

1. Planejamento

O primeiro passo, sem dúvida, é o planejamento! 

Sem ele, corremos o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, conseguimos abraçar, quando nos programamos, temos mais chances de aumentar a nossa produtividade e conquistar os resultados esperados.

A melhor maneira de planejar é reunir todas as atividades que precisam ser cumpridas. Listar tudo em um papel ou planilha, como preferir. É importante colocar as atividades separadas por área da vida e ordem de prioridade e data de conclusão.

Para ajudar, use cores e símbolos. 

Monitore as atividades, sempre que uma tarefa for concluída, coloque sinal de check ou pinte de verde. 

Faça o mesmo com as que estão atrasadas, outra dica importante, deixe um espaço na agenda para encaixar imprevistos e assim lifar melhor com  a oscilação do dia a dia.

2. Definição de metas

As metas são fundamentais para que a motivação seja mantida em alta. Elas contribuem com o foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido.

Vale ressaltar: as metas devem ser factíveis. De nada adianta propor desafios mirabolantes, e não dar conta, Ok?

Sugiro o conceito SMART para auxiliar na criação das suas metas. 

A ferramenta, cujo acrônimo significa: Específico (S), Mensurável (M), Atingível (A), Relevante (R) e Temporal (T), ensina a definir objetivos inteligentes.

3. Defina prazos 

Um erro bem comum na gestão do tempo é não definir datas para conclusão das atividades. Nosso cérebro necessita de data para entrar em ação!

Não existe no calendário datas indefinidas. Um dia leio esse livro. Depois arrumo essa bagunça. Amanhã faço minha matrícula na academia. A semana que vem arrumo minha gaveta. 

close up of calendar and clcok on the table, planning for business meeting or travel planning concept

Outro erro comum é encher a agenda com inúmeras responsabilidades e obrigações. Não é fácil saber priorizar, especialmente quando o dia a dia contém uma enxurrada de tarefas urgentes. No entanto, para manter o controle e a organização dos processos é essencial aprender a hierarquizar as atividades de forma eficaz para gerenciar melhor o tempo disponível.

Estabeleça prioridades: ao definir qual é o grau de importância de cada obrigação é possível focar suas energias nos momentos corretos. 

Para administrar melhor o tempo, é imprescindível identificar aquelas tarefas prioritárias e separá-las entre importantes e urgentes, ou seja:

• PA = Prioridade Alta – Tarefas que precisam de atenção imediata e, portanto, devem ser priorizadas;
• PM = Prioridade Média – Tarefas urgentes, mas que não são importantes;
• PB = Prioridade Baixa – Tarefas que não são urgentes e nem importantes, porém, devem ter um prazo para serem realizadas.

Assim, você assume o controle do tempo em vez de se tornar refém dele.

4. Tenha Agenda

Você é daqueles que confiam na memória? Se a resposta for afirmativa, te aconselho rever isso urgentemente! Além da possibilidade de esquecer um compromisso importante e ficar em maus lençóis, outro problema grave é que o seu cérebro fica sobrecarregado, aumentando o nível de estresse.

Use agenda de papel ou, se preferir, utilize as digitais, como o Google Agenda, Evernote, Trello, entre outras.

Essas versões online são ótimas porque você pode estabelecer alertas, que ajudarão a lembrar das suas marcações.

5. Faça mais escolhas

Você precisa mesmo realizar tudo o que está na sua lista? 

Faça um exercício de reflexão sobre os seus afazeres. É possível escolher o que você deseja cumprir?

É claro que muitos deles são deveres e não podem ser deixados de lado, mas, certamente, você encontrará alguns dispensáveis. Opte por realizar atividades que tenham relação com os seus propósitos. 

Além disso, deixe de lado o “amém”. Não aceite tudo o que lhe é pedido. 

Aprenda a dizer “não”! Outro grande benefício de colocar prazos em suas atividades, é que ao lhe ser solicitado algo, você tem o direito de escolha, ou seja, o que está lhe sendo pedido é viável parar o que você está fazendo para atender? Ou, pode ser sugerido em outro momento?

6. Fuja da procrastinação

A tal da procrastinação costuma pegar todo mundo de jeito.  

Que atire a primeira pedra quem nunca deixou para amanhã o que poderia ser feito hoje.

A questão, na realidade, é quando isso se torna um hábito. 

Evite as distrações, como redes sociais, televisão, mensagens no celular e cafezinhos fora de hora com os colegas de trabalho. 

Deixo aqui uma dica importante!

Técnica Pomodoro: uma técnica importante para gerenciar seu tempo e ser mais produtivo

Essa ferramenta consiste em contar o tempo de 25 minutos de produção para 5 minutos de descanso e auxilia a manter o foco em uma atividade sem desviar a atenção. Essa técnica já é válida a partir dos 14 anos, tanto para os adolescentes que vão estudar a matéria que aprenderam na escola quanto para quem precisa focar no trabalho para entregar demandas.

Outra dica legal é criar recompensas para as metas cumpridas. Isso evita que você deixe algo para depois, já que será bonificado por manter o foco e a concentração.

Por fim: NÃO TEMOS TUDO SOB CONTROLE!

Devemos lembrar que imprevistos ocorrem sem agendamento. Muitas vezes, organizamos o dia e está tudo planejado para que ele seja produtivo, mas não temos controle sob muitos eventos da vida.

Por isso, estar disposto a aceitar esses imprevistos é importante. Se não finalizar uma atividade que era para o dia, reorganize na sua agenda.

O importante é prestar atenção se isso ocorre com frequência e por quais motivos, pois podem ser pontos de reavaliação e fazer mudanças necessárias de melhorias.

Caso tenha interesse em se aprofundar nesse tema Gestão do tempo, deixo aqui a dica de um livro excelente: A Tríade do Tempo – Autor: Christian Barbosa.

E lembrem-se: o importante é, mesmo neste momento de crise, poder cuidar de você e de quem mais ama!